Más de una década desde la crisis financiera, la estructura de la economía global ha cambiado de formas que aún no comprendemos del todo. Esta guía cubre las mayores vulnerabilidades económicas en 2020, así como lo que podría desencadenar la próxima recesión.
Cómo fomentar el trabajo en equipo y aumentar la productividad
Todos sabemos que la productividad personal es importante, pero la capacidad de hacer las cosas implica algo más que sólo nuestro estilo de trabajo individual, debemos crear equipos de alto rendimiento para obtener óptimos resultados. El trabajo realizado por nuestra cuenta, nuestro entorno y nuestras interacciones con otras personas pueden influir negativamente o ayudar a que nuestra productividad aumente. Y, lo mismo ocurre en las empresas. Si queremos mejorar la productividad a nivel de una organización, debemos pensar más allá del individuo. Ésto significa observar cómo trabajamos juntos, prestando mucha atención a la cultura de nuestra organización, los estilos de comunicación que usamos y cómo administramos los proyectos y los ejemplos que mostramos cuando lideramos los equipos de trabajo.
En este post aprenderás las estrategias prácticas que necesitas para mejorar la calidad de tus interacciones con los demás, alcanzar un alto rendimiento y evitar problemas de falta de productividad.
Una cultura empresarial adecuada es clave para construir equipos más productivos
¿Pasas la mayor parte de tu día laboral lidiando con interrupciones inesperadas o perdiendo el tiempo en reuniones sin ningún objetivo a tratar? ¿Tu bandeja de entrada está llena de correos electrónicos no leídos? ¿Tus prioridades se atrasan constantemente por solicitudes de última hora?
Si reconoces esta situación de trabajo en las preguntas anteriores y la respuesta es afirmativa, entonces trabajas en una cultura de fricción en lugar de una cultura de alto rendimiento. La fricción es la pérdida de productividad que ocurre entre las personas, como cuando tus planes para el día se ven interrumpidos por los plazos no cumplidos por terceras personas.
Es evidente que siempre pueden ocurrir emergencias, y es natural que el resultado de tus niveles de productividad se vea afectado. Pero, muchas veces tener una baja productividad se reduce a una acumulación de pequeñas cosas de las que ni siquiera te das cuenta. Hablamos de cosas como las reuniones que siempre se retrasan o los correos electrónicos irrelevantes que llegan a tu bandeja de entrada todos los días. Parece que fueran parte intrínseca de lo que es una empresa pero no es así, son la señal clara de que hay demasiada fricción en tu vida laboral.
Aunque siempre es posible que nos podamos encontrar con personas tóxicas en nuestro ambiente de trabajo, la mayoría de ellas tienen buenas intenciones y no se proponen deliberadamente trabajar de una manera que perturbe a los demás. Sin embargo, si las malas prácticas están muy extendidas en una empresa, pueden ir desmotivando las buenas intenciones y sacando lo peor de cada uno en los momentos más críticos e inesperados.
Por ejemplo, tus colegas pueden invitarte a sus reuniones porque valoran tu opinión, sin darse cuenta de que tú puedes tener otras prioridades. En lugar de concentrarse en el propósito real de tu función, pasarás demasiado tiempo escuchando a medias discusiones irrelevantes.
Esto significa que para aumentar realmente la productividad, debemos prestar atención a cómo nuestras acciones podrían hacer la vida de los demás un poco más fácil. Se trata de analizar el día a día de nuestra actividad laboral y señalar los comportamientos que crean la fricción. Una vez que sabemos e identificamos cuáles son las prácticas problemáticas, podemos empezar a realizar cambios.
Confianza, puntualidad y fiabilidad: aspectos claves de un equipo
Si alguna vez has practicado un deporte en equipo, habrás aprendido la importancia de tener buenos jugadores de tu lado pero sobre todo, que seaís capaces de coordinaros bien. Lo mismo ocurre con la cultura laboral. Y la única forma de garantizar que tu equipo esté trabajando hacia un objetivo compartido es que sean sinceros y conscientes del trabajo a realizar.
Tener un propósito significa que tienes una comprensión firme de tus objetivos y prioridades, y puedes trabajar en lo que es realmente importante para ti y para el resto del equipo, en lugar de distraerse con el trabajo que no forma parte de tu competencia ni responsabilidad directa.
Sin embargo, no es suficiente con que tú lo tengas claro. No puedes trabajar en un objetivo compartido sin pensar en cómo tu trabajo afecta a los demás y en cómo el trabajo de los demás te afecta a ti. El objetivo es ayudar a tus compañeros de equipo a lograr los objetivos definidos en lugar de distraerlos. De esa manera, el equipo trabaja con armonía enfocados en conseguir el resultado esperado.
Otro elemento crucial para trabajar en equipo es formar grupos de personas donde exista la confianza. Probablemente sepas por experiencia que es muy difícil trabajar con alguien si no puedes confiar plenamente en él. Pero, ¿qué es la confianza, profesionalmente hablando? Los dos ingredientes principales son: puntualidad y fiabilidad.
Puedes pensar que ser puntual en el lugar de trabajo debería ser evidente. Pero no se trata sólo de llegar a las citas a tiempo. Ser puntual también significa respetar los plazos y responder a las solicitudes de manera oportuna. Requiere que seas proactivo en la forma en que administras tu propio tiempo, por ejemplo, planificando el tiempo suficiente para completar las tareas y asegurándote de establecer recordatorios.
La fiablidad, por otro lado, significa que las personas pueden esperar que hagas lo que dices. Requiere que asumas la responsabilidad de tus acciones y te hagas responsable. En realidad, es tan simple como cumplir tus promesas, para que la gente no tenga que perseguirte o recordarte constantemente lo que debes hacer.
Todos los miembros de un equipo deben conocer los objetivos y el plan de acción
Para lograr objetivos y ser productivos, no basta que una sola persona o el líder del equipo trabaje con altos niveles de determinación y atención. La prengunta que surge es ¿cómo motivar a un equipo de trabajo para que sea más productivo? Aquí es donde entran en juego los principios de productividad. Los principios de productividad guían el comportamiento de cada miembro. Una vez que define un conjunto sólido de principios, hablados y consensuados, el equipo estará adecuadamente encaminado hacia un estilo de trabajo más productivo.
Digamos que deseas fomentar la calidad de la atención plena y sin interrupciones en tu equipo. Te lo pones como objetivo porque reconoces como un problema, por ejemplo, que todos envían demasiados correos electrónicos. Algunos sencillos principios serían los usar CC sólo cuando sea realmente necesario y escribir líneas de asunto muy claras para facilitar las cosas al lector. Esas son dos ideas sencillas pero puedes buscar muchos más recursos para mejorar esta labor de trabajo en equipo. Lo importante es ser consciente del problema, no resignarse a continuar con esa situación y establecer soluciones compartidas junto al equipo.
Los principios de productividad deben ser claros y específicos, de modo que sea fácil saber si se están siguiendo. Esto hará que sea más fácil para los miembros de tu equipo reconocer qué comportamientos necesitan cambiar y hacerse responsable de ellos. Deberéis desarrollar un conjunto completo de principios de productividad para superar los desafíos específicos. Cada situación y cada empresa es diferente, así que une fuerzas con tu equipo para establecer los principios de actuación útiles para cada situación.
Un buen punto para comenzar es hacer una lluvia de ideas sobre lo que actualmente os está causando fricciones o problemas de productividad. Luego puedes tomar los problemas identificados y convertirlos en principios de productividad. Una pregunta que te ayudará a transformarlos es: ¿qué comportamiento evitaría que esto suceda?
Haz que tu comunicación sea más productiva
La mayoría de nosotros enviamos innumerables mensajes en piloto automático todos los días y, como resultado, las bandejas de entrada de todos están constantemente desbordadas. Pero no tiene por qué ser así. Podemos tomar medidas para aumentar la calidad de nuestra comunicación, de modo que nuestros mensajes no reduzcan permanentemente la productividad de los demás.
¿Cómo funciona esto? Para empezar, cada vez que pienses en ponerte en contacto con alguien, pregúntate: ¿por qué le envío esta comunicación?
Hacer esta pregunta es importante porque si tienes claro el objetivo de ese mensaje, puedes planificar la mejor manera de desarrollar el texto y enfocarlo a lograr dicho objetivo. Supongamos que le estás enviando un correo electrónico a tu jefe que está muy ocupado para que tome una decisión rápida. Un correo electrónico directo al grano probablemente sería el camino a seguir. Por otro lado, si estás contactando con un cliente que no conoces muy bien, poner un poco de esfuerzo en establecer una buena relación podría ser un mejor enfoque.
Una vez que hayas determinado tu plan de acción, puedes hacerte más preguntas para descubrir la mejor manera de ponerlo en práctica. La siguiente pregunta que debes hacer es, ¿qué necesito comunicar?
Aquí es importante recordar que el contenido de un mensaje no es sólo la información que transmite. También es cómo se transmite dicha comunicación. Debe facilitarle al lector la comprensión de este punto. Hay que tener en cuenta que es más fácil actuar cuando recibimos una solicitud que sea fácil de entender. Y ahí es donde entra la redacción de la información que debe estar bien estructurada, y ser clara y concisa.
Para lograr esto último, un truco consiste en indicar desde el principio lo que quieres del destinatario de la comunicación. ¿Es una acción, una respuesta, una decisión o simplemente está compartiendo información? Cuando se trata de mensajes más largos, otro consejo útil es incluir un resumen al principio. Entonces, la persona destinataria del mensaje sabrá desde el principio por qué se le está contactando y qué debe hacer.
Ahora que ya has concretado el por qué y el qué del mensaje, puedes pensar en la pregunta final: quién. ¿Quién debe saber lo que estás comunicando? No envíes copias de todo a todos, selecciona sólo a los directamente afectados o involucrados en ese tema. De esa manera, ahorras al resto del equipo distracciones innecesarias y la productividad aumentará.
¿Recuerdas todas esas reuniones de equipo a las que has asistido y que se prolongaron más allá de su tiempo programado, sólo para que nadie se enterara de cuáles eran las conclusiones y qué debían hacer? Bueno, afortunadamente, hay cosas específicas que puedes hacer para evitar este desperdicio de tiempo y conseguir que las reuniones sean más productivas.
Lo primero que debes hacer es simplemente reducir el número y la duración de las reuniones que se llevan a cabo. Considerar si realmente necesitas una reunión o si el mismo objetivo se puede lograr de otra manera. ¿Funcionaría en cambio una llamada telefónica entre los principales tomadores de decisiones, con un correo electrónico informativo de seguimiento para un grupo más grande? Y si se requiere una reunión, ¿cuánto debe durar realmente?
El siguiente paso es decidir a quién se invita a las reuniones. Como regla general, cuantos menos participantes, mejor. Incluso puedes probar el principio de la pizza inventado por Jeff Bezos, director ejecutivo de Amazon. Este método consiste sólo en invitar a un número de personas a una reunión que puedan comer cómodamente dos pizzas.
Si no confías en la teoría de la pizza, quizás la ciencia te convenza más. De hecho, varios estudios de investigación demuestran que el número máximo de personas en una reunión productiva es aproximadamente siete. Más personas de este número, hace que la toma de decisiones se desvíe por demasiadas opiniones contradictorias y discusiones irrelevantes. Un estudio realizado por la consultora de alta dirección Bain & Company demostró que a partir de 7 personas, la efectividad de las reunions se reduce en un 10 por ciento.
Para ser más selectivo sobre quién realmente necesita asistir a su reunión, se puede hacer un listado a los participantes y de los motivos para que asistan. Este proceso también garantizará que todos los que reciban la invitación a la reunión sepan por qué necesitan estar allí y qué obtendrán de la misma.
El paso final para realizar reuniones con un propósito claro y definido, es examinar lo que realmente sucede en ellas. Se trata de analizar lo que ocurre en la reunion para usar el tiempo de forma eficiente.
Un truco para ello, es establecer con anterioridad una declaración del propósito de la reunión. Esta es simplemente una breve explicación de por qué se realiza la reunión. Puede ser tan simple como: “El propósito u objetivo de esta reunión es decidir sobre la lista de invitados para la cena del cliente y acordar la redacción del correo electrónico de invitación”. Tener un objetivo claro, contribuye a que todos los miembros del equipo pueden concentrarse en el fin y trabajar para lograrlo.
La colaboración entre los miembros es crucial para la productividad
El éxito de la mayoría de los proyectos depende de lo bien que trabajen juntas las personas involucradas. Incluso una tarea aparentemente solitaria como escribir un informe generalmente significa que debes cooperar para obtener sus comentarios a tiempo y en un formato que tenga sentido. Por tanto, para lograr los objetivos, la colaboración es esencial. Para garantizar una cooperación exitosa en los proyectos, hay tres ingredientes principales a considerar.
La primera es la alineación, lo que significa tener una comprensión compartida de los objetivos y el propósito del proyecto. Esto es importante porque, de lo contrario, los inegrantes del equipo podrían estar trabajando en diferentes prioridades y apuntando a diferentes resultados. Imagina si un equipo de fútbol no compartiera el objetivo de hacer pasar el balón por los postes de la portería del otro lado. Sería un caos en el campo. Lo mismo ocurre en la empresa. Necesitan saber cada integrante del equipo el resultado que se quiere obtener para trabajar en pro de su consecución.
Una vez que estén alineados con el propósito del proyecto, el siguiente ingrediente crucial es el acuerdo. Acuerdo significa un proceso compartido para lograr los objetivos del proyecto. Es más que simplemente planificar los pasos necesarios para completar el proyecto. También es necesario diseñar una estrategia sobre cómo todos los miembros del equipo trabajarán de una manera que mantenga la fricción en un estado mínimo.
Se trata de realizar un proceso acordado con todos los miembros en el que se indican los detalles específicos: cómo se comunicarán, cómo marcarán los problemas o cómo se actualizará el estado de avance/solución de los mismos. Con este fin, es útil precisar algunas reglas básicas claras. Por ejemplo, se podría aceptar minimizar el envío de emails y tener conversaciones en su lugar. Otra idea es tener una reunión de quince minutos dos veces por semana para discutir el progreso en las tareas asignadas. Esto hará que sus interacciones sean más fluidas, de modo que todos puedan concentrarse en su trabajo real.
Por supuesto, se debe realizar un seguimiento de cómo es el avance y efectuar ajustes cuando sea necesario. Aquí es donde entra la consciencia. Estar consciente significa y asegura que el cada integrante del equipo está trabajando para aumentar la productividad de los demás y resolver rápidamente cualquier punto de dificultad que aparezca.
Para crear consciencia en el equipo, es útil dedicar un tiempo específico para este fin en las reuniones. Dedicar un momento para hacer al equipo algunas preguntas sencillas sobre el proceso de trabajo. Por ejemplo, ¿reconocen que las reuniones son efectivas? ¿están abrumados por el número de emails que reciben o envían? ¿qué sensaciones tienen sobre el progreso del Proyecto? Las respuestas ayudarán a seguir dirigiendo el Proyecto con éxito, recoger información de las personas clave y realizar ajustes si fueran necesarios.
Cómo fomentar el trabajo en equipo
La productividad, como hemos visto, no se trata sólo de cuánto puede lograr una persona trabajando de forma individual, sino que tiene mucho que ver con promover en la empresa una cultura de equipo, estableciendo criterios claros en la forma de trabajo y cómo son los procesos de interacción con los demás. Tanto un líder, como un gerente o un profesional en activo, puede tomar medidas concretas y correctivas para mejorar la productividad de su equipo y de la empresa en general.
Después de una explicación tan detallada de los difernetes factores que afectan a la productividad, se trata, en definitiva de:
- Mejorar la forma de comunicación, poner fin a los comportamientos disruptivos que produzcan efectos negativos en cada uno de los integrantes de un equipo de trabajo.
- Desarrollar un plan de acción enfocado en la gestión y pasos a realizar en situaciones de emergencia y crisis que puedan acontecer.
Consejo extra: La próxima vez que te encuentres escribiendo un correo electrónico largo a alguien sentado al otro lado de la oficina, levántate y camina hacia allí. Lo más simple y práctico sería hablar con esa persona. Es posible que descubras que se necesita tan sólo dos minutos de conversación para resolver un problema que de otro modo se habría prolongado durante 15 correos electrónicos y unas cuantas reuniones inútiles.
¡Y, quizás descubras que al final de la jornada laboral has avanzado en tareas que tenías programadas para finalizarlas en varios días! Lo que significará que estás preparado para encarar una nueva jornada con altos niveles de productividad.
